Întrebări frecvente - e-Factura

RO e-Factura este sistemul național prin care facturile electronice sunt transmise și gestionate prin intermediul autorităților fiscale.

În RO e-Factura, factura este generată într-un format electronic standardizat, de tip XML, și este transmisă prin sistemul pus la dispoziție de autoritățile fiscale.

După transmitere, factura este verificată de sistem, iar documentul electronic validat poate fi descărcat din sistem.

Obligația de utilizare a RO e-Factura depinde de tipul tranzacției, de statutul furnizorului și al beneficiarului și de locul în care are loc operațiunea.

Sistemul este obligatoriu pentru numeroase operațiuni B2B realizate în România și, începând cu 1 ianuarie 2025, există obligații și pentru multe facturi emise în relația B2C.

Există însă și situații speciale și excepții, motiv pentru care obligația trebuie analizată în funcție de tipul concret al facturii.

Dacă se emit facturi către B2B sau B2C aflate pe teritoriul României, este obligatorie transmiterea lor și în e-Factura.

În multe situații, da.

Obligația depinde de natura operațiunilor și de regulile aplicabile categoriei respective de contribuabil.

În special, PFA-urile care emit facturi către alte firme trebuie să verifice dacă operațiunile intră în sfera obligatorie a sistemului.

Începând cu 2026 există și reguli speciale privind persoanele care desfășoară activități economice și se identifică fiscal prin cod numeric personal, inclusiv în ceea ce privește Registrul RO e-Factura obligatoriu.

Dacă se emit facturi către B2B sau B2C aflate pe teritoriul României, este obligatorie transmiterea lor și în e-Factura.

Da.

B2B înseamnă tranzacții între două persoane impozabile sau entități care acționează în cadrul activității economice.

În cazul operațiunilor B2B care intră în sistem, furnizorul trebuie să transmită factura electronică prin RO e-Factura în termenul legal.

Dacă se emit facturi către B2B sau B2C aflate pe teritoriul României, este obligatorie transmiterea lor și în e-Factura.

Începând cu 1 ianuarie 2025, facturile emise în relația B2C pentru operațiuni care au locul livrării sau prestării în România intră, în principiu, în obligația de transmitere în RO e-Factura.

Există însă excepții prevăzute de legislație, inclusiv pentru anumite bonuri fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate.

Dacă se emit facturi către B2B sau B2C aflate pe teritoriul României, este obligatorie transmiterea lor și în e-Factura.

Începând cu 1 ianuarie 2026, termenul limită general prevăzut pentru transmiterea facturilor în RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii.

Netransmiterea facturii în termenul legal poate atrage sancțiuni contravenționale.

Sancțiunea depinde de natura contravenției și de categoria contribuabilului.

Legislația privind RO e-Factura prevede amenzi pentru nerespectarea obligației de transmitere în sistem, iar cuantumul poate fi diferit în funcție de categoria contribuabilului.

Procesul începe, de regulă, prin generarea facturii într-un program de facturare sau într-o aplicație care poate produce formatul electronic compatibil cu RO e-Factura.

Factura trebuie să conțină informațiile obligatorii și să respecte structura tehnică solicitată de sistem.

Ulterior, factura este transmisă prin RO e-Factura, unde este verificată automat.

Dacă factura este validată, documentul poate fi descărcat din sistem și utilizat în relația cu beneficiarul.

PDF-ul și factura electronică transmisă prin RO e-Factura nu sunt același lucru.

Un PDF poate fi utilizat pentru comunicarea facturii către client, însă atunci când legislația impune transmiterea prin RO e-Factura, obligația de transmitere în sistem trebuie respectată separat.

Cu alte cuvinte, trimiterea unui PDF prin e-mail nu înlocuiește transmiterea facturii în RO e-Factura.

XML este formatul electronic structurat utilizat pentru transmiterea facturilor prin RO e-Factura.

Acest format permite automatizarea proceselor contabile și fiscale și reduce nevoia introducerii manuale a datelor.

O factură respinsă trebuie analizată și retransmisă conform procedurii aplicabile, astfel încât obligația legală de transmitere să fie îndeplinită.

Verificarea se poate face în sistemul RO e-Factura prin intermediul contului utilizat pentru accesarea serviciilor fiscale.

Este important să verifici dacă documentul a fost:

1. transmis;
2. prelucrat;
3. validat sau respins.

Facturile disponibile în sistem pot fi descărcate prin intermediul platformelor și serviciilor fiscale utilizate pentru accesarea RO e-Factura.

De regulă, documentul electronic poate fi descărcat în formatul specific sistemului, iar informațiile pot fi ulterior importate în programe de contabilitate sau de gestiune.

RO e-Factura nu este doar un sistem pentru facturile pe care le emite firma. Companiile trebuie să gestioneze și facturile primite.

În cazul unei facturi primite, este important să fie verificată identitatea furnizorului, valoarea, TVA-ul, produsele sau serviciile facturate și corectitudinea documentului înainte de înregistrarea în contabilitate.

Pentru contabilitate, e-Factura poate reduce semnificativ introducerea manuală a datelor deoarece informațiile din XML pot fi preluate automat în programele contabile compatibile.

Faptul că o firmă nu este plătitoare de TVA nu înseamnă că nu are obligația transmiterii facturilor în sistemul RO e-Factura.

Obligația privind e-Factura și obligația de înregistrare în scopuri de TVA sunt două lucruri diferite.

Dacă se emit facturi către B2B sau B2C aflate pe teritoriul României, este obligatorie transmiterea lor și în e-Factura.

Pentru facturile B2C care intră în sfera obligației, furnizorul transmite factura în RO e-Factura.

Există reguli speciale pentru identificarea beneficiarului persoană fizică. În situațiile în care persoana fizică nu se identifică printr-un cod de identificare fiscală sau optează să se identifice prin CNP, legislația stabilește modalitatea de completare a facturii.

Începând cu modificările aplicabile în 2026, există și reguli privind persoanele fizice înscrise în registrele RO e-Factura și modul în care acestea sunt tratate în sistem.

Nu este obligatoriu ca fiecare firmă să folosească un anumit program comercial de facturare.

Important este ca soluția utilizată să permită respectarea cerințelor tehnice și fiscale aplicabile și transmiterea corectă a facturilor în sistem.

O factură care conține o eroare nu trebuie tratată la fel ca o simplă modificare a unui document intern.

În funcție de natura erorii, poate fi necesară emiterea unei facturi de corecție sau a altui document justificativ, cu respectarea regulilor fiscale și contabile.

Dacă o firmă are obligația legală de a transmite facturile prin RO e-Factura și nu respectă această obligație, poate fi sancționată.